Informativa sul trattamento dei dati inviati tramite il modulo di contatto
La presente informativa descrive come vengono trattati i dati personali che l’utente decide di trasmettere attraverso i moduli disponibili su belviroq.com per richieste relative a prodotti, ordini, spedizioni, consegne, resi, rimborsi, garanzia, assistenza, privacy o altre questioni connesse ai servizi del sito.
I dati vengono raccolti esclusivamente per ricevere, identificare, classificare e gestire la richiesta trasmessa dall’utente. L’utilizzo del modulo di contatto non comporta automaticamente l’iscrizione a comunicazioni promozionali, la creazione di un profilo pubblicitario o il consenso a finalità commerciali ulteriori.
Dati inseriti direttamente dall’utente
A seconda del tipo di modulo utilizzato, possono essere trattati nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono quando richiesto o fornito volontariamente, numero dell’ordine, riferimenti del prodotto, oggetto della richiesta, testo del messaggio e altre informazioni necessarie a comprendere e risolvere la pratica.
Quando il modulo riguarda una transazione già effettuata, possono inoltre essere trattati dati collegati all’ordine, quali data dell’acquisto, prodotti interessati, stato della consegna, informazioni relative a un reso, rimborso o reclamo e gli elementi strettamente necessari a verificare la situazione segnalata.
Allegati e documentazione
Quando la funzione lo consente, l’utente può allegare fotografie o documenti pertinenti alla richiesta, ad esempio immagini di un mobile danneggiato, dell’imballaggio, dell’etichetta di trasporto o di una parte mancante.
Gli allegati vengono utilizzati esclusivamente per verificare la questione segnalata e non vengono richiesti quando non risultano ragionevolmente necessari.
L’utente è invitato a evitare l’invio di documenti completi o immagini che contengano informazioni non pertinenti, numeri completi di carte di pagamento, credenziali di accesso, documenti di identità non richiesti o dati relativi a soggetti terzi quando tali elementi non siano necessari alla gestione della pratica.
Dati tecnici associati all’invio
Per garantire il corretto funzionamento e la sicurezza del modulo possono essere trattate informazioni tecniche quali indirizzo IP, data e ora dell’invio, identificatori di sessione, informazioni sul browser, eventi di sicurezza o altri dati necessari a prevenire spam, abusi, invii automatizzati e accessi non autorizzati.
Queste informazioni non vengono utilizzate automaticamente per finalità pubblicitarie o di profilazione.
Finalità del trattamento
I dati trasmessi attraverso il modulo vengono trattati per fornire una risposta, verificare l’identità della pratica, individuare l’ordine interessato, risolvere problemi tecnici o commerciali, gestire richieste precontrattuali, fornire assistenza post-vendita e documentare le comunicazioni necessarie alla gestione del rapporto con il cliente.
Quando la richiesta riguarda un diritto previsto dalla normativa, come recesso, garanzia, protezione dei dati personali o contestazione di una transazione, le informazioni possono essere utilizzate anche per documentare l’avvenuto ricevimento, le verifiche svolte, la risposta fornita e l’eventuale esito della pratica.
Base giuridica delle richieste precontrattuali e contrattuali
Quando il modulo viene utilizzato per ottenere informazioni su un prodotto prima dell’acquisto, richiedere assistenza relativa a un ordine o gestire un rapporto contrattuale, il trattamento si basa normalmente sull’esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato o sull’esecuzione del contratto ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR.
Base giuridica degli obblighi legali
Quando una richiesta riguarda obblighi che il titolare deve adempiere per legge, come esercizio dei diritti privacy, garanzia legale, richieste delle autorità o conservazione di determinata documentazione, il trattamento può basarsi sull’adempimento di un obbligo legale ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c) del GDPR.
Legittimo interesse
Limitatamente alle attività strettamente necessarie alla sicurezza del modulo, prevenzione di spam e frodi, organizzazione delle pratiche e tutela da richieste abusive, il trattamento può basarsi sul legittimo interesse ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR, previa valutazione della proporzionalità rispetto ai diritti dell’interessato.
Nessun consenso implicito al marketing
L’invio di una richiesta tramite il modulo non viene interpretato come consenso a ricevere newsletter, pubblicità, offerte commerciali o comunicazioni promozionali.
L’indirizzo e-mail o il numero di telefono forniti per ottenere assistenza vengono utilizzati per rispondere alla richiesta e per le comunicazioni strettamente collegate alla relativa pratica. Qualunque eventuale utilizzo per finalità di marketing viene gestito separatamente e soltanto in presenza della base giuridica richiesta.
Limitazione della finalità
I dati raccolti attraverso un modulo destinato all’assistenza non vengono successivamente riutilizzati per finalità sostanzialmente incompatibili con quella originaria senza una nuova valutazione della base giuridica e, quando necessario, una specifica informazione all’interessato.
Una richiesta relativa, ad esempio, a una consegna danneggiata non viene trasformata automaticamente in una fonte di dati per la profilazione commerciale del cliente.
Principio di minimizzazione
I campi del modulo vengono configurati per raccogliere soltanto informazioni adeguate, pertinenti e limitate a quanto necessario rispetto alla finalità della richiesta.
Quando una pratica può essere gestita mediante numero dell’ordine ed e-mail, non vengono richieste automaticamente ulteriori informazioni personali prive di un’effettiva necessità.
Dati particolari e informazioni sensibili
I moduli del sito non sono progettati per raccogliere categorie particolari di dati personali ai sensi dell’articolo 9 del GDPR, come informazioni sulla salute, convinzioni religiose, dati biometrici, opinioni politiche o altre informazioni di natura particolarmente sensibile.
L’utente è pertanto invitato a non inserire tali informazioni, salvo che risultino eccezionalmente necessarie e sussista una base giuridica adeguata per il relativo trattamento.
Numero dell’ordine e verifica della pratica
Quando una richiesta riguarda un acquisto, il numero dell’ordine può essere utilizzato per collegare il messaggio alla transazione corretta e verificare informazioni quali prodotti interessati, stato della spedizione, pagamento, consegna, reso o rimborso.
La conoscenza del solo numero dell’ordine non viene sempre considerata sufficiente a dimostrare l’identità dell’interessato quando la richiesta comporta la comunicazione di informazioni personali ulteriori o la modifica di dati dell’account.
Verifica dell’identità
Quando una richiesta comporta accesso a dati personali, modifica di informazioni rilevanti, cancellazione di dati, variazioni sensibili di un ordine o altre operazioni che presentano un rischio di accesso non autorizzato, possono essere richiesti elementi supplementari per verificare l’identità del richiedente.
La verifica viene effettuata secondo un criterio di proporzionalità e non viene utilizzata per acquisire documentazione eccedente rispetto a quanto necessario.
Condivisione interna delle richieste
L’accesso alle informazioni contenute nel modulo viene limitato alle persone o funzioni che necessitano dei dati per gestire la pratica, fornire assistenza, verificare un ordine, risolvere un problema o adempiere a un obbligo normativo.
Le informazioni non vengono distribuite indiscriminatamente all’interno dell’organizzazione.
Shopify e infrastruttura tecnica
Il sito utilizza Shopify come infrastruttura tecnica per il commercio elettronico. Quando i dati del modulo vengono trattati attraverso servizi Shopify che operano per conto del negozio, belviroq agisce come titolare del trattamento e Shopify può operare come responsabile del trattamento secondo gli accordi applicabili.
Alcune funzionalità aggiuntive della piattaforma possono comportare ruoli privacy differenti. Quando un servizio determina autonomamente finalità e mezzi di uno specifico trattamento, il relativo soggetto può assumere il ruolo di autonomo titolare per tale attività.
Fornitori di assistenza e servizi tecnici
Quando necessario, le informazioni contenute nel modulo possono essere accessibili a fornitori incaricati di supportare la gestione tecnica del sito, sistemi di assistenza clienti, hosting, sicurezza, gestione delle comunicazioni o altre funzioni strettamente collegate alla pratica.
Se tali soggetti operano come responsabili del trattamento, l’utilizzo dei dati viene limitato alle istruzioni e alle attività necessarie per fornire il servizio richiesto.
Comunicazione ai vettori
Quando la richiesta riguarda consegna, ritardo, smarrimento, danno di trasporto, prova di consegna o altro problema logistico, possono essere condivise con il vettore soltanto le informazioni necessarie ad aprire e gestire la verifica.
Possono rientrare in tale comunicazione il numero della spedizione, l’indirizzo di consegna, il nominativo del destinatario, informazioni sul collo e fotografie pertinenti al danno.
Comunicazione a prestatori di pagamento
Quando una richiesta riguarda pagamento, storno, rimborso o contestazione di una transazione, le informazioni strettamente necessarie possono essere condivise con il prestatore del servizio di pagamento interessato.
Il modulo non deve essere utilizzato per trasmettere il numero completo di una carta di pagamento, il codice di sicurezza o credenziali bancarie riservate.
Comunicazione ad autorità o consulenti
Le informazioni possono essere comunicate ad autorità pubbliche, organismi competenti, consulenti professionali o soggetti incaricati quando la comunicazione sia necessaria per rispettare un obbligo legale, rispondere a una richiesta legittima, gestire una controversia o accertare, esercitare o difendere un diritto.
Trasferimenti internazionali
L’utilizzo di infrastrutture cloud, piattaforme tecnologiche o fornitori internazionali può comportare che determinate informazioni siano trattate o accessibili da Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
Quando si verifica un trasferimento internazionale soggetto al GDPR, vengono applicati gli strumenti previsti dal Capo V del Regolamento, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altre garanzie ammesse dalla normativa.
Quando necessario vengono inoltre considerate misure tecniche, organizzative o contrattuali supplementari per ridurre i rischi connessi al trasferimento.
Conservazione delle richieste ordinarie
Le richieste informative o di assistenza ordinaria vengono normalmente conservate per un periodo massimo di 24 mesi dalla chiusura della pratica, quando tale conservazione risulta utile a documentare il servizio fornito, gestire richieste successive collegate o verificare eventuali contestazioni.
Quando le informazioni non risultano più necessarie prima della scadenza prevista, possono essere cancellate o anonimizzate anticipatamente.
Conservazione delle pratiche collegate a ordini
Quando una richiesta forma parte della documentazione relativa a un ordine, un rimborso, una garanzia, una controversia o un altro rapporto contrattuale, determinati dati possono essere conservati per il periodo necessario a documentare correttamente la transazione e rispettare gli obblighi legali applicabili.
La conservazione della pratica non determina automaticamente la conservazione indefinita di tutti gli allegati: fotografie, file e informazioni accessorie vengono riesaminati in base alla loro effettiva necessità.
Pratiche relative a controversie
Se una richiesta dà origine a una contestazione formale, procedura ADR, chargeback, procedimento giudiziario o altra controversia, le informazioni pertinenti possono essere conservate fino alla conclusione della questione e successivamente per il periodo necessario alla tutela dei diritti delle parti secondo i termini applicabili.
Richieste relative alla privacy
Quando il modulo viene utilizzato per esercitare un diritto previsto dal GDPR, la relativa pratica viene conservata per il periodo necessario a documentare il ricevimento della richiesta, le verifiche effettuate, la risposta fornita e il rispetto degli obblighi del titolare.
La documentazione della richiesta non viene utilizzata per proseguire trattamenti che siano stati validamente oggetto di cancellazione, opposizione o revoca del consenso.
Sicurezza delle informazioni inviate
Vengono adottate misure tecniche e organizzative proporzionate per ridurre il rischio di accesso non autorizzato, perdita, modifica, diffusione impropria o utilizzo abusivo delle informazioni inviate tramite i moduli.
Le misure possono comprendere limitazione degli accessi, protezione degli account amministrativi, controlli di sicurezza, registrazione degli eventi rilevanti, aggiornamenti della piattaforma e procedure per la gestione di incidenti.
Risposte tramite i recapiti forniti
Il recapito inserito nel modulo viene utilizzato per rispondere alla richiesta e per le comunicazioni necessarie alla gestione della stessa pratica.
Se la richiesta richiede più fasi di verifica, possono essere inviate comunicazioni successive relative allo stato della pratica, alla necessità di informazioni supplementari o al risultato finale.
Decisioni automatizzate
I dati inviati tramite il normale modulo di contatto non vengono utilizzati, per il solo fatto di essere stati trasmessi, per adottare decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sull’interessato.
Possono essere utilizzati filtri automatici per individuare spam, contenuti dannosi o invii abusivi, purché tali strumenti siano limitati alla sicurezza e alla gestione tecnica del servizio.
Diritto di accesso
L’interessato può chiedere conferma dell’esistenza di dati personali che lo riguardano contenuti nelle richieste inviate e, nei casi previsti dall’articolo 15 del GDPR, ottenerne l’accesso e una copia.
Diritto di rettifica
L’interessato può chiedere la correzione di informazioni inesatte o l’integrazione di dati incompleti ai sensi dell’articolo 16 del GDPR.
Diritto alla cancellazione
Nei casi previsti dall’articolo 17 del GDPR, l’interessato può chiedere la cancellazione dei dati contenuti in una richiesta quando non siano più necessari rispetto alla finalità per la quale sono stati raccolti o ricorra un altro presupposto previsto dalla legge.
La cancellazione può essere limitata quando i dati devono continuare a essere conservati per adempiere a un obbligo legale, documentare una transazione o accertare, esercitare o difendere un diritto.
Diritto alla limitazione
Nei casi previsti dall’articolo 18 del GDPR, l’interessato può chiedere che determinati dati siano temporaneamente sottoposti a limitazione, ad esempio durante la verifica della loro esattezza o della liceità del trattamento.
Diritto di opposizione
Quando un trattamento collegato alla gestione del modulo si basa sul legittimo interesse, l’interessato può esercitare il diritto di opposizione nei casi previsti dall’articolo 21 del GDPR.
Tempi per le richieste relative ai dati personali
Le richieste di esercizio dei diritti vengono gestite senza ingiustificato ritardo e, di regola, entro 1 mese dal ricevimento. Nei casi consentiti dal GDPR, il periodo può essere esteso in ragione della complessità o del numero delle richieste, previa informazione all’interessato entro il termine iniziale.
Modifica della presente informativa
La presente informativa può essere aggiornata quando cambiano i campi dei moduli, i sistemi utilizzati per gestire le richieste, i fornitori coinvolti, i periodi di conservazione o il quadro normativo applicabile.
Quando una modifica introduce una nuova finalità incompatibile con quella originaria, i dati già raccolti non vengono automaticamente riutilizzati sulla base della versione precedente dell’informativa.
Rapporto con l’Informativa sulla privacy
La presente pagina disciplina in modo specifico il trattamento dei dati trasmessi attraverso i moduli di contatto. Per le informazioni generali relative al trattamento dei dati personali sul sito, ai cookie, agli account cliente, ai trasferimenti internazionali e agli ulteriori diritti degli interessati si applica anche l’Informativa sulla privacy disponibile su belviroq.com.
Titolare e contatti
Titolare del trattamento: belviroq.
E-mail: clientsupport02@belviroq.com – telefono: +1(209)130-0948 – indirizzo: 617 11TH ST APT 59, RAMONA, CA, 92065. Servizio clienti: dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 18:00; i tempi di risposta potrebbero essere più lunghi durante i fine settimana e nei giorni festivi.